Цитата:
Сообщение от ni_ki
|
Самый удобный способ вести кассовые операции в компании с филиалами
Чем поможет эта статья:
Мы расскажем, как компания, у которой есть обособленные подразделения, должна вести кассовую книгу и как ее подразделениям получать, хранить и сдавать наличные деньги.
От чего убережет:
От обвинений в несоблюдении кассовой дисциплины и штрафов за это.
Недавно Верховный суд РФ в своем решении от 20 июля 2011 г. № ГКПИ11-484 установил, что обособленные подразделения компании вовсе не обязаны оборудовать у себя кассы. Судьи справедливо заметили, что это не предусмотрено в Порядке ведения кассовых операций в РФ, утвержденном решением совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее – Порядок). На первый взгляд это облегчает жизнь компании. Но стоит прочитать этот Порядок внимательно, и выясняется, что он вообще не описывает, как в компании с сетью филиалов (или любых других обособленных подразделений) должен происходить оборот наличных денег. А местами Порядок даже затрудняет организацию этого оборота.
Как вести единую кассовую книгу, отражая в ней операции всех подразделений
С одной стороны, кассовая книга у любого предприятия должна быть одна (п. 23 Порядка). С другой стороны, кассиры каждого подразделения компании, принимая, выдавая деньги и выписывая кассовые ордера, должны вносить в кассовую книгу записи немедленно (п. 24 Порядка). Если кассовая книга находится, например, в головном офисе в Москве, а касса филиала расположена в Вологде, сделать это невозможно физически. Даже если предположить, что компания ведет книгу с помощью компьютера, все равно ее листы и отчеты кассира за день нужно распечатывать, заверять и передавать в бухгалтерию к началу следующего рабочего дня (п. 25 Порядка). Как же это сделать?
Банк России предлагает вести кассовую книгу только в головном подразделении
Специалисты Центробанка в письме от 11 декабря 2008 г. № 29-1-1-11/7735 предложили каждому филиалу формировать по итогам дня и передавать в головное подразделение только отчет кассира с приложением составленных за день ордеров. В головной кассе на основе каждого такого отчета на суммы поступивших и выданных денег нужно выписать приходный и расходный ордера и сделать на их основе записи в кассовой книге компании.
Но такой порядок вызывает сомнения хотя бы потому, что кассир головного подразделения фактически должен оформлять и подписывать ордера, по которым реальных движений денег не происходит. Далеко не каждый работник, несущий полную материальную ответственность, согласится подписаться под приемом и выдачей наличности, которой он в глаза не видел.
Каждый филиал может вести свой раздел книги
Кассовую книгу можно поделить на «главы» по числу территориально обособленных подразделений, включая головное. Для этого в учетной политике компании нужно прописать, что кассовая книга состоит из разделов, каждый из которых закреплен за определенным подразделением и хранится в его кассе. Ведь от этого книга не перестанет быть единственной. Тем более что кассовая книга, которую почти все компании ведут нынче при помощи компьютера, должна сшиваться только в конце года (п. 25 Порядка).
Каждый раздел обозначьте уникальным индексом, который последовательно возрастает от раздела к разделу. Например, головное подразделение в Москве может иметь индекс 01, филиал в Санкт-Петербурге – 02. С использованием этого индекса нумеруются как страницы соответствующего раздела, так и все приходные и расходные документы. Для московской кассы нумерация будет такой: 01-01, 01-02, 01-03… Для питерской соответственно 02-01, 02-02, 02-03. В конце квартала (а можно и чаще) кассиры филиалов отправят в головной офис свои части кассовой книги за истекший отчетный период, где те будут собраны вместе. А по окончании года – сшиты воедино.
Как установить лимит остатка кассы и распределить его между филиалами
Как известно, неограниченно накапливать наличные деньги в кассе нельзя. Излишек их сверх установленного лимита компания сдает в банк. Если подразделение компании выделено на отдельный баланс и имеет собственный расчетный счет, банк может установить ему свой собственный лимит остатка кассы. Так указано в пункте 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения от 5 января 1998 г. № 14-П. Там же говорится о том, что если подразделение своего баланса и счета не имеет, то лимит устанавливается на компанию в целом. Как распределять его среди филиалов, решает руководство.
Когда речь заходит о подразделениях, расположенных удаленно и передающих наличность не в банк, а в головную кассу, нужно подумать о деталях. Во-первых, у компании должен быть четкий согласованный график таких операций, чтобы собранная наличность сдавалась в банк своевременно. Во-вторых, совокупный лимит остатка кассы должен быть таким, чтобы предприятие не вышло за его пределы в случае каких-то накладок.
Банки обычно стремятся установить лимит остатка кассы минимальным. Поэтому, если вы хотите, чтобы у вашей кассы было «пространство для маневра», обязательно сопроводите расчет лимита остатка кассы (по форме № 0408020) заявлением. В нем обоснуйте, почему совокупный лимит остатка кассы компании не может быть меньше, чем вы просите (см. образец). Не забудьте, что если у компании открыты счета в нескольких банках, то лимит кассы устанавливает только один из них.
Как в филиалах хранить наличность и сдавать ее излишки в банк
В начале статьи мы выяснили, что кассовое помещение в филиале – дело необязательное. Но где тогда хранить деньги? Можно, конечно, в сейфе у главы филиала. Или выдать под отчет кому-то из сотрудников. Последний вариант, кстати, часто используют, чтобы избежать сверхлимитного остатка в кассе. Но все это, положа руку на сердце, некорректно и, главное, небезопасно.
Чтобы не отягощать удаленное подразделение лишней наличностью, предложите его сотрудникам сдавать деньги в банк самостоятельно. И не важно, что у него нет собственного расчетного счета. Ведь открыть расчетные счета в местных банках, где расположены филиалы, может сама компания. Уполномочьте кассиров подразделений сдавать наличные деньги в местные кредитные организации. Это не запрещено законодательством, более того, пункт 2.4 Положения прямо это предусматривает.
Как вести бухучет кассовых операций филиалов
В головной организации кассовые операции отражают на субсчете «Касса организации» счета 50. А вот для филиалов, у которых нет своего баланса, удобно использовать предусмотренный Планом счетов субсчет «Операционная касса». Можно открыть дополнительные субсчета по количеству филиалов либо вести соответствующий аналитический учет.
Хорошо, если в компании налажен электронный документооборот. Тогда у бухгалтера головного предприятия не будет трудностей с тем, чтобы получать оперативную информацию о состоянии филиальных касс, на основе которой он ведет учет наличности. В этом случае у бухгалтера будут в конце дня в электронном виде отчеты кассиров каждого из филиалов. Но получать информацию можно и просто по телефону. В этом случае документом-основанием для оперативного учета кассовых операций филиала будет справка бухгалтера о совершенных за день операциях, составленная на основе записанного телефонного сообщения.
Главное, о чем важно помнить
Компания ведет только одну кассовую книгу, однако она может предоставить филиалам право вести отдельные разделы этой книги.
Если филиал не выделен на отдельный баланс и не имеет своего расчетного счета, лимит остатка его кассы включается в общий лимит, установленный для головного подразделения.