Подскажите, как лучше систематизировать бумажные документы ( и электронные тоже)

[Catherina]

Помогите пожалуйста!:support: Посоветуйте, как лучше упорядочить документы.:091:

После 5-ти лет сидения дома (у меня двое деток:support:) вышла на работу в контору, в которой работала раньше, до декрета. Начальство чудесное, сфера деятельности фирмы хорошо знакома, но вот должность, на которую позвали, стала посерьезнее и помуторнее. Помимо кучи всяких обязанностей в наследство от предыдущего специалиста досталось ОГРОМНОЕ количество документов - договоров, доп соглашений со всевозможными клиентами и поставщиками и тыпы. Сейчас принимаю дела, но совершенно не ориентируюсь, где искать тот или иной документ. Часть из них есть в электронном виде, но они тоже не очень упорядочены. Сотрудница, которая вела дела до меня, делала все под себя и в общем неплохо ориентировалась в куче почти одинаковых неподписанных папок.

Дайте, пожалуйста, советы, как облегчить себе жизнь и систематизировать доки? Ведь их количество будет расти, т.к. заключение новых договоров в моей епархии. Сейчас используется нумерация номинальная, от балды:065: договора все разнокалиберные, т.е везде свои шрифты и тыпы, поэтому на "вчитывание" элементарных данных договора тратится порядочно сил. К вечеру мой мозг вскипает. тут скажу, что мозгами я не обделена:008::008::008: но и длительное сидение дома не способствовало накачиванию мозговой мышцы:)):)):))
Буду рада и благодарна советам по делу:flower::flower::flower:

[Игринка]

Разделите все по папкам, а в папке разложите в порядке очередности или по датам. В компе тоже все по папкам. Вот такой вот оригинальный совет.

[alba]

как вариант: все нераспечатанное распечатать, затем разделить все документы в кучки по поставщикам, разложить их в порядке очередности (внизу самые старые документы и так по нарастающей до самых новых), затем вынуть все из папок и сложить заново, поместив в каждую папку по несколько поставщиков, вставить цветные разделители между документами от разных поставщиков, папки подписать. Не забывать складывать новые документы в соответствующие папки.
В дальнейшем можно завести электронный каталог документации, но это чуть сложнее, когда дойдете до этого, дайте знать, попытаюсь поделиться опытом :)

[EGSokolova]

ввести градацию договоров - по видам деятельности, сферам или еще как-то,вам надо подумать.....папки -если это бумага , и папки в компе( я молчу про автоматизир.систем ведения договоров, это следующий шаг)...папки по систематизации,Кот. вы сделать должны - виды, подвиды.....к примеру - доогоора по (условно): 1) где ваша фирма - исполнитель 2) где ваша фирма заказчик....далее 1.1. вы исполнитель по - услугам, 1.2. по изделиям и .тп.... тоже самое 2.1., 2.2., и т.п....
3. договора по обслуге фирмы ...ну и до бесконечности...

[KEFIR]

Как делаем мы: отдельно папка договора,каждый контрагент отделен от другого бумажной закладкой.Т.е беря папку мы видим много закладок, на которых написаны наименования фирм,быстро находим нужную фирму,открываем,а там уже договора с ней.
У нас так хранится вся бухгалтерия,все допы,все суды,тех.документация и т.п. Безумно удобно

[MWF]

Если несколько видов деятельности, то папка по каждому виду и направлению. Например, "Договоры с банками", "Поставщики", "Заказчики" и т.п.
Далее собрать все допики и подложить к нужным договорам в файлик. После чего определиться, какой файлик в какую папку.
В папках договоры по алфавиту контрагента.
Но я бы не спешила пока все перекладывать. У прежнего сотрудника была какая-то логика раскладки документов. И сотрудники, которые этими документами пользуются, к ней уже привыкли, а Вы переложите все по-своему, и никто ничего не найдет. Посмотрите внимательно, может все не так страшно?

[zinger1975]

вы все равно сможете сделать это только постепенно. У меня, например, создан электронный реестр документов - в Екселе, по типу гиперссылок, работа была долгая, но оно того стоит. Теперь даже никто не может себе представить работу без этого реестра. Документы систематизированы по следующим критериям: по типу, по дате заключения, по подразделению. В каждой папке - гиперссылки, и отовсюду можно на этот документ выйти

[Белыч]

у меня все делопроизводство в компе в папке Мои документы систематизировано по названиям - приказы по личному составу, приказы по контингенту, входящая документация, исходящая. внутри каждой такой папки сортировка доков по годам идет. каждый документ свое название номер и дату имеет, под которыми я его и сохраняю. так что начальство в мое отсутствие всегда найдет нужный документ.