Я натащил из разных систем, сляпал, и уже давно пользуюсь.
Мне помогает:
1. Вы даже не представляете сколько лишнего Вы пытаетесь сделать. Время это занимает, а толку 0. "Суета сует, и томление духа"
Кроме того, что нужно правильно делать дела, нужно делать правильные дела. Остальное к черту
Это как тот еврейский козел, сразу так хорошо становится
2. Самая, на мой взгляд, распространенная ошибка, заключается в том, что люди в одном списке смешивают и проекты, и дела, и действия. И мужественно пытаются их выполнить. Выполняются только действия!
Конкретные действия. Типа написать страницу текста, а не написать рассказ о чем-то. Позвонить по телефону, а не проконтролировать своего подчиненного. Нет, чисто интуитивно, Вы дробите дело на действия, но сколько сил и времени уходит
Кроме того, только действия можно сгруппировать по месту и удобному поводу
3. В сутках только 24 часа. И вопрос не в том, чтобы переделать все дела на свете, а в том, чтобы не заниматься бессмысленным времяпрепровождением. Вроде сидения на ЛВ