СЕКРЕТАРИ, ОФИС-МЕНЕДЖЕРЫ, ПОМОЩНИКИ РУКОВОДИТЕЛЯ.. ДАВАЙТЕ ОБЪЕДИНИМСЯ!!!

[LisaSimpson]

Я, конечно, не руководитель ))) Но по опыту, секретарь/помощник должен быть самостоятельным. Как говорит наш директор - "Я сказала и забыла". Чтобы не нужно было напоминать и проверять
А также нельзя начальство грузить проблемами. Четко - проблема такая-то, решали так-то, не помогло. Без патетики и стенаний )))))

[evat20]

Сообщение от Linas

Если интересно:
позже могу выкладывать ссылки на нормативы
о СЭД (система электронного документооборота)
есть кажется где то уроки стенографии
тесты для секретарей и помощников
и многое другое

Конечно интересно... СЭД для меня тем более интересен, сейчас, как раз потихоньку его изучаю. Только вот на какой программе остановится не знаю.. чтоб можно было предложить потенциальному руководителю и внятно объяснить, что это действительно надо.

Сообщение от Пирамидон

На позициях ПР - больше работы организационной и ДО, решение вопросов "найди-покажи-составь-помоги-купи-принеси-отнеси-напомни.....")))

Вот ПР мне, как то ближе к сердцу... НО голова идёт кругом от делопроизводства (такое ощущение, что всё не запомню), правильные составления писем, приказов и т.д. Есть такие мелочи на которые в жизни бы не обратила внимания, а по делопроизводству так не положено, но думаю, что всё придёт во время работы.
А деловой этикет??? Как же всего этого придерживаться, когда жила совершенно по другому, теперь стараюсь за собой следить, а особенно за своей речью.

Сегодня будущий руководитель спросил "Ну как дела у тебя с делопроизводством продвигаются??? Смотри! Осталось 2 месяца и буду принимать у тебя экзамен" А я боюсь за два месяца всё забуду, чему мня на курсах обучали. Хотя конечно сейчас обложилась книгами, но книги это одно, а на деле...

[evat20]

Сообщение от LisaSimpson

Я, конечно, не руководитель ))) Но по опыту, секретарь/помощник должен быть самостоятельным. Как говорит наш директор - "Я сказала и забыла". Чтобы не нужно было напоминать и проверять
А также нельзя начальство грузить проблемами. Четко - проблема такая-то, решали так-то, не помогло. Без патетики и стенаний )))))

Согласна с этим на 100 %

[LisaSimpson]

Сообщение от evat20

Сегодня будущий руководитель спросил "Ну как дела у тебя с делопроизводством продвигаются??? Смотри! Осталось 2 месяца и буду принимать у тебя экзамен" А я боюсь за два месяца всё забуду, чему мня на курсах обучали. Хотя конечно сейчас обложилась книгами, но книги это одно, а на деле...

Ого, как все серьезно... У нас как-то попроще. Главное казенным языком писать письма...

[Linas]

Сообщение от evat20

Сегодня будущий руководитель спросил "Ну как дела у тебя с делопроизводством продвигаются??? Смотри! Осталось 2 месяца и буду принимать у тебя экзамен" А я боюсь за два месяца всё забуду, чему мня на курсах обучали. Хотя конечно сейчас обложилась книгами, но книги это одно, а на деле...

он сам то знает делопроизводство

[Пирамидон]

Сообщение от evat20

Вот ПР мне, как то ближе к сердцу... НО голова идёт кругом от делопроизводства (такое ощущение, что всё не запомню), правильные составления писем, приказов и т.д. Есть такие мелочи на которые в жизни бы не обратила внимания, а по делопроизводству так не положено, но думаю, что всё придёт во время работы.
А деловой этикет??? Как же всего этого придерживаться, когда жила совершенно по другому, теперь стараюсь за собой следить, а особенно за своей речью.

Сегодня будущий руководитель спросил "Ну как дела у тебя с делопроизводством продвигаются??? Смотри! Осталось 2 месяца и буду принимать у тебя экзамен" А я боюсь за два месяца всё забуду, чему мня на курсах обучали. Хотя конечно сейчас обложилась книгами, но книги это одно, а на деле...

Не забудете, тем более ....гм...все равно никто не запрещает пользоваться уч. информацией при составлении документов...и вообще подозреваю, что экзамен будет проходить в виде "составьте приказ...письмо...и т.д."

[LisaSimpson]

Сообщение от Пирамидон

Не забудете, тем более ....гм...все равно никто не запрещает пользоваться уч. информацией при составлении документов...и вообще подозреваю, что экзамен будет проходить в виде "составьте приказ...письмо...и т.д."

Я тоже так думаю ))) Что он, будет замерять поля и отслеживать шрифты?
Главное, все-таки, содержание.. А шапки в документах стандартные. Один раз сделать и все, потом пользоваться.

[Linas]

Стандартный тест для секретарей

1. На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря в компании?
а) документационное обеспечение уп­равления и бездокументное обслу­живание;
б) документационное обеспечение и обзорно-аналитическая функция;
в) обзорно-аналитическая и предста­вительская функции.

2. Что из перечисленного не относится к функциональным задачам секретаря?
а) деловая переписка и составление договоров;
б) организация выставок и встреч с клиентами;
в) проведение внутрикорпоративных тренингов и семинаров.

3. Что не входит в список профессиональных требований к секретарю?
а) совершенное владение современной оргтехникой, мини-АТС, знание ПК;
б) опыт составления пресс-релизов и рекламных текстов;
в) высокая грамотность, высокая ско­рость печати.

4. Что является основанием для последующей передачи конфиденциального документа на исполнение сотруднику?
а) резолюция;
б) устное распоряжение;
в) специального распоряжения не тре­буется.

5. Как называется документ, который подтверждает установленные факты, события или действия и составляется при свидетелях?
а) справка;
б) служебная записка;
в) акт.

6. Чем письма-отказы отличаются от других разновидностей писем?
а) всегда состоят как минимум из двух коммуникативно-смысловых частей;
б) не требуется составлять заголовок к тексту письма;
в) отдается предпочтение конструкци­ям, в которых обоснование пред­шествует заключению.

7. Какое из приведенных выражений лучше не использовать?
а) «Вас ожидает Иван Иванович»;
б) «Срочно зайдите к Ивану Ивано­вичу»;
в) «Зайдите, пожалуйста, к Ивану Ива­новичу».

8. Какая из частей будет излишней при составлении приказа?
а) вводная;
б) констатирующая;
в) распорядительная.

9. Как секретарь-референт поступает с корреспонденцией для руководства с пометкой «лично»?
а) вскрывает и не регистрирует;
б) вскрывает только по договоренности с руководителем и регистрирует;
в) не вскрывает и не регистрирует.

10. Что из перечисленного не является редактором текстовых документов?
a) WordPad;
б) Notepad;
в) PowerPoint.

11. Выберите правильное утверждение:
а) все поступившие в организацию до­кументы регистрируются секрета­рем;
б) поступившие в организацию доку­менты регистрируются секретарем выборочно, в соответс­твии с утвержденным перечнем документов;
в) из всех поступивших в организацию документов секретарь ре­гистрирует только те, которые пе­редаются на рассмотрение руково­дителю.

12. Распоряжения, издаваемые руководством организации, считаются:
а) правовыми актами;
б) распорядительными документами;
в) другой вариант.

13. Какой из документов регламентирует деятельность конкретного должностного лица?
а) должностная инструкция;
б) положение об отделе;
в) приказ.

14. С какой фразы не рекомендуется начинать телефонный разговор с партнером или клиентом?
а) «Здравствуйте, вас беспокоит ком­пания N (секретарь компании N)»;
б) «Здравствуйте, с вами говорят из компании N»;
в) «Здравствуйте, секретарь NN из компании N».

[Linas]

15. Какой срок исполнения установлен для писем от организаций?
а) семь дней;
б) 10 дней;
в) три дня.

16. В каком порядке, согласно правилам документооборота, должна строиться работа с поступающими в компанию документами?
а) прием - первоначальная обработ*ка - предварительное рассмотре*ние - рассмотрение руководителем -исполнение - направление в дело;
б) прием - первоначальная обработ*ка - предварительное рассмотре*ние - регистрация - рассмотрение руководителем - исполнение - на*правление в дело;
в) оформление документа - подписа*ние - регистрация - согласование -утверждение - отправка.


17. Каким способом проставляется дата в грифе утверждения документа?
а) машинописным способом;
б) секретарь проставляет ее от руки после утверждения документа;
в) ее проставляет руководитель в мо*мент утверждения документа.

18. Как называется документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на заседании в компании?
а) решение;
б) протокол;
в) распоряжение.

19. Нужно ли регистрировать письма напоминания?
а) нет;
б) да;
в) по усмотрению секретаря.

20. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, когда необходимо исполнить документ?
а) не позднее дня, следующего за вы*ходным;
б) не позднее дня, предшествующего выходному;
в) на усмотрение секретаря-референта.

21. Если для передачи документа используется факсимильная связь, какой объем документа считается предельно допустимым?
а) три листа;
б) пять листов;
в) 10 листов.

22. В письменном обращении слова «господин» и «госпожа»:
а) пишутся полностью;
б) пишутся полностью при обращении к высокопоставленным лицам;
в) всегда сокращаются.

23. Какую формулировку должен иметь заголовок к тексту протокола?
а) в предложном падеже;
б) в дательном падеже;
в) в родительном падеже.

24. Сколько адресатов может быть на одном документе?
а) не более трех;
б) не более четырех;
в) не более одного.

25. Что понимается под термином «кворум»?
а) минимально необходимое и доста*точное количество членов коллегиа*льного органа для начала работы собрания;
б) 1/3 членов коллегиального органа;
в) 1/2 членов коллегиального органа.

26. Какой термин, как правило, используется в работе с документами, содержащими коммерческую тайну (конфиденциальные сведения)?
а) учет;
б) регистрация;
в) другой.

27. Ваш руководитель возвращается из недельной командировки. Что стоит сделать к его приходу, чтобы помочь быстрее включиться в работу?
а) подготовить краткий отчет о том, что произошло за неделю его от*сутствия;
б) постараться назначить на первый рабочий день максимум встреч;
в) выделить время на совместный про*смотр внешней корреспонденции.

28. На этапе первоначальной обработки входящей корреспонденции секретарь:
а) не уничтожает конверты, а подши*вает их вместе с документами;
б) всегда уничтожает конверты, в дело подшивает только документы;
в) не уничтожает конверты, если на самом документе недостаточно ин*формации об авторе или характере документа.

29. Какой бланк используется при оформлении протокола?
а) бланк организации;
б) бланк не используется;
в) бланк строгой отчетности.

30. Что используется при издании совместных приказов?
а) бланки приказов;
б) стандартные листы бумаги формата А4;
в) общие бланки.

31. Когда вводится в действие сводная номенклатура дел организации?
а)с декабря текущего года;
б) с 1 января следующего календарно*го года;
в) каждые полгода текущего года.

32. К обязательным реквизитам для всех организационно-распорядительных документов не относятся:
а) наименование организации;
б) справочные данные об организа*ции;
в) регистрационный номер.

33. С какой периодичностью осуществляется экспертиза ценности документов?
а) ежеквартально;
б] ежемесячно;
в) ежегодно.

34. Какие документы относятся к входящим?
а) объяснительные записки;
б) служебные письма;
в) должностные инструкции.

35. Ответ на срочную телеграмму полагается дать в течение:
а) двух дней;
б) пяти дней;
в) шести дней.

36. Как следует показать в номенклатуре дел, что предусмотренное в ней дело не заведено?
а) зачеркнуть заголовок незаведенного дела и расписаться в графе «Приме*чание»;
б) не вносить никаких изменений, так как эта информация не отражается в номенклатуре дел;
в) поставить в графе «Примечание» от*метку «не заведено» и расписаться.

37. Прибытие на мероприятие (прием, встречу, собрание) сотрудников фирмы или компании позже руководителя считается:
а) соблюдением этикета;
б) грубым нарушением этикета;
в) допустимым явлением.

38. Как требуется нумеровать страницы документа?
а) по центру нижнего поля;
б) по центру верхнего поля;
в)в правом верхнем углу любого до*кумента.

39. Что является датой документа для акта?
а) дата события;
б) дата подписания;
в) дата утверждения.

40. Когда передаются в архив организации дела постоянного и долговременного хранения?
а) не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве;
б) через пять лет после их завершения в делопроизводстве;
в) не позднее чем через два года после их завершения в делопроизводстве компании.

41. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись:
а) «копия верна»; должность лица; заве*рившего копию; личную подпись;
б) «верно»; должность лица, заверивше*го копию; личную подпись; расшиф*ровку подписи; дату заверения;
в) «копия верна», должность лица, за*верившего копию; личную подпись; дату заверения

[Пирамидон]

Полина, спасибо!